O sistema Câmara Digital - que permite a elaboração, assinatura e tramitação de documentos internos da Câmara Municipal de Piracicaba de maneira eletrônica - já acumula, desde a sua implementação, em 1º de fevereiro deste ano, mais de 5500 folhas digitais e de 4800 tramitações, produzidas pelos 193 usuários cadastrados para operar na plataforma desenvolvida pelo Setor de Desenvolvimento de Sistemas do Departamento de Tecnologia da Informação. Os dados foram trazidos pelo Programador e Chefe do Setor, Alexandre Landgraf, apurados no sistema na última quarta-feira (10).

Além da imediata redução do volume de documentos impressos gerados pela Casa, o Câmara Digital busca ainda promover mais transparência e celeridade na elaboração e acompanhamento das informações pelos usuários.

“É a evolução, a gente está em um caminho sem volta”, diz o Diretor do Departamento de Tecnologia da Informação, João Viccino, que aponta que a intenção da Casa é que todos os documentos internos sejam elaborados, tramitados e arquivados em formato digital.

Atualmente, alguns documentos específicos relacionados à vida funcional dos servidores, como solicitação de férias e comprovantes relacionados ao controle de jornada, por exemplo, fazem parte do rol de tramitações abarcadas no sistema. 

“Começamos com alguns documentos do Setor de Recursos Humanos (RH), mas pretendemos ampliar para os outros setores da Casa”, diz Alexandre Landgraf.

“Para o Setor de RH foi muito importante essa implementação do Câmara Digital, trazendo otimização do nosso trabalho e uma melhor organização. Não temos mais aquela grande quantidade de papéis que tínhamos antes. Então, para o Setor, está sendo muito bom”, traz Aline Ribeiro de Campos Mello, Chefe do Setor de Recursos Humanos. 

Ainda de acordo com ela, a adaptação à nova dinâmica trazida pelo sistema está sendo boa, tanto para o Setor quanto para os usuários de forma geral: “o Setor se adaptou muito bem. Observamos que os servidores que nos enviam documentos também estão se adaptando bem. Quando há, por exemplo, algum documento que vem errado, nós já retornamos com um despacho via sistema explicando o que precisa ser feito, e o servidor refaz o pedido. Essa possibilidade de o servidor poder acompanhar a tramitação do documento também está sendo uma parte bem legal. Estamos com um retorno muito positivo”.

Novos documentos - A ampliação dos documentos a serem gerados e tramitados pelo Câmara Digital, explica o Chefe do Setor de Desenvolvimento de Sistemas, deve ser paulatina, precedida de um levantamento junto a todos os departamentos da Câmara com o intuito de mapear os fluxos documentais atualmente existentes em suporte físico para, então, posteriormente, realizar a migração para o ambiente digital. 

Para tanto, complementa Landgraf, foi instituído pelo Ato da Presidência 3/2024, em março deste ano, o Comitê Gestor do Processo Eletrônico, composto por servidores ligados às áreas jurídica, arquivística e de tecnologia da informação, que deve propor cronograma com a ordem de prioridades atinentes à execução das ações e atividades, uniformizar as diretrizes do processo eletrônico e zelar pela sua padronização.

“A ideia da Presidência era criar um comitê, um órgão como esse olhar multidepartamental, capaz de conversar com todos os departamentos, com todos os setores, para levantar quais são os documentos por eles produzidos internamente e trazer, paulatinamente, um a um para dentro do sistema, de forma a dar transparência, organização e mostrar os fluxos para os usuários de forma mais organizada”, diz o programador.

“A avaliação que fazemos do sistema, até o momento, é bastante positiva, já que conseguimos eliminar muitos papéis, e a tendência é que cada vez mais isso aumente a partir dessa análise dos departamentos e setores envolvidos”, acrescenta João Viccino. 

Além do Câmara Digital, caminha em paralelo na Casa a digitalização do processo legislativo, realizada via sistema terceirizado, que já permite aos vereadores assinarem e tramitarem, digitalmente, a maioria das proposituras apreciadas em Plenário. “Ele ainda não é integrado ao Câmara Digital, mas a nossa intenção é, futuramente, integrar tudo em um único sistema”, destaca o diretor do Departamento de Tecnologia da Informação.

“Acho que a Câmara está contribuindo cada vez mais não só com a eficiência, com a transparência, mas também com o meio ambiente. Estamos nos preparando para o futuro e, por isso, precisamos agora capacitar cada vez mais os servidores e buscarmos investimentos na área de tecnologia”, finaliza João Viccino.