O principal instrumento usado pelos vereadores para obter informações da Prefeitura é o mais novo processo legislativo a trocar o papel pelos arquivos digitais. Há um mês, a Câmara Municipal de Piracicaba passou a fazer a remessa dos requerimentos ao Executivo via sistema eletrônico, o que propicia maior agilidade e economia de recursos.

A inovação foi colocada em prática pelo Departamento Legislativo da Casa, que alinhou o projeto com a empresa Sino Informática, responsável pela plataforma, e a Secretaria Municipal de Governo, que, dentro da Prefeitura, é quem centraliza o recebimento dos requerimentos para depois distribuí-los às demais pastas ou autarquias. Com isso, a economia de papel e de tempo beneficiará tanto o Legislativo quanto o Executivo.

O sistema adotado para a remessa digital dos requerimentos é semelhante àquele já utilizado para as indicações, que se tornaram, em 2019, o primeiro tipo de proposição legislativa a abolir integralmente o papel. A diferença é que, enquanto as indicações hoje são 100% armazenadas em ambiente virtual, os requerimentos ainda manterão um processo físico interno, sob guarda do Setor de Gestão de Documentação e Arquivo.

A cópia em papel servirá como uma garantia em caso de problemas com os servidores que armazenarão o processo digital. Vale lembrar que os requerimentos são proposituras que precisam ser aprovadas em plenário (ao contrário das indicações, às quais basta que deem entrada em sessão) e que a digitalização abrange somente a remissão dos requerimentos que solicitam informações (os de pesar e os de congratulações continuarão a ser enviados a seus destinatários fisicamente, em papel).

COMO ERA E COMO FICOU - Antes da adoção da nova ferramenta, os requerimentos, uma vez aprovados pelos vereadores em plenário, geravam um processo que, de cara, já continha dois itens impressos: o ofício assinado pelo presidente da Câmara encaminhando a propositura à Prefeitura e uma cópia do próprio requerimento. Essa pasta, então, era enviada, via motoboy, ao Centro Cívico, onde era protocolada e chegava à mesa do secretário municipal de Governo para ser distribuída a quem de fato se dirigissem os questionamentos.

A resposta da pasta ou da autarquia ao requerimento também vinha impressa, junto com o ofício assinado pelo prefeito encaminhando-o de volta à Câmara —regimentalmente, um requerimento de informações deve ser respondido em até 15 dias, a partir do recebimento pelo destinatário, prazo que segue inalterado mesmo com a digitalização da remessa. Com o novo sistema, ao qual tanto Câmara quanto Prefeitura têm acesso, todas as etapas que vão desde a emissão do ofício pelo presidente do Legislativo até a devolução do requerimento à Casa com as respostas do Executivo já ocorrem por via digital.

"A remessa se tornou digital, não é mais física. Não fazemos mais a impressão do ofício, nem cópia do requerimento, nem mandamos fisicamente para eles. Agora, fazemos o ofício da mesma forma, mas digital, com a assinatura do presidente também digital, e já mandamos por sistema para a Prefeitura. Lá, eles recebem e não precisam mais fazer a montagem do processo físico: remetem para a secretaria responsável e depois enviam para nós as respostas, também digitais", explica Mariane Pereira Souza, chefe do Departamento Legislativo.

Para a servidora, responsável por conduzir o processo de inovação, a plataforma deve propiciar economia de papel, "substancial a longo prazo", e de tempo. "Cada requerimento gera um processo, em que iam junto o ofício e a cópia dele, e isso não vai mais. E também há uma economia considerável de tempo: hoje, no dia seguinte à sessão, está sendo enviado o requerimento à Prefeitura; antes, ele tinha de 'descer' para a Presidência, o presidente assinava um por um, voltava para nós e então fazíamos a lista de remessa", compara.

REDUÇÃO - O agente legislativo Gerson Kurosawa Shimizu, responsável por cuidar da tramitação dos requerimentos na Câmara, aponta o potencial de economia com a nova ferramenta, citando como exemplo uma resposta do Executivo a um pedido de informações de 2019 que superou mil páginas impressas —o mesmo caso, hoje, geraria somente arquivos em formato PDF que seriam anexados ao processo digital, facilmente acessível a qualquer internauta por meio do endereço siave.camarapiracicaba.sp.gov.br.

"Depende muito do requerimento, mas a maioria originava, em média, um processo de 15 a 20 páginas", diz Gerson, sobre os processos até então 100% físicos. Ele calcula que, agora, cada propositura se limitará a uma pasta com até 5 folhas impressas —o Departamento Legislativo armazena consigo somente os requerimentos do ano corrente e do anterior, enviando os que ultrapassam esse período para a guarda do Setor de Gestão de Documentação e Arquivo.

Mariane observa que os esforços para viabilizar o novo sistema exigiram que a Prefeitura também providenciasse as assinaturas digitais (uma espécie de chave criptografada) de todos os titulares de cada secretaria ou autarquia. Ela avalia a digitalização da remessa dos requerimentos ao Executivo, consolidada após um período de testes, como uma mudança "sem volta", já que todo o processo legislativo ganhou celeridade com a inovação. "Agora, para sair da Casa o requerimento até a Prefeitura, demora-se menos tempo e, da mesma maneira, as respostas da Prefeitura estão vindo de forma mais ágil, o que ajudou muito em questão de trabalho e, também para eles, em economia."

A adoção da nova ferramenta foi destacada pelo presidente da Câmara, Gilmar Rotta (PP), que lembrou as tratativas mantidas com a Secretaria Municipal de Governo desde fevereiro. "Neste ano, falamos com o Executivo e estamos completando 30 dias em que todos os requerimentos desta Casa vão digitalmente para a Prefeitura e lá são distribuídos para todas as secretarias. Não tem mais papel", enfatizou o vereador, durante reunião ordinária no último dia 2.