Uma das primeiras do Estado a tratar adequada e tecnicamente os documentos que produz, a Câmara de Piracicaba deu, nesta quarta-feira (18), mais um passo importante à consolidação desse trabalho com a reunião inicial de sua Comissão de Avaliação de Documentos, formada por 12 servidores que representam os departamentos e setores da Casa.

Sob a coordenação de Fábio Bragança, diretor do Departamento de Documentação e Arquivo, o grupo se reunirá periodicamente para classificar os documentos produzidos pela Câmara (um levantamento prévio feito por Bragança apontou que são cerca de 600 tipos diferentes), selecioná-los e avaliar por quanto tempo eles devem ser mantidos.

A formação de uma CAD é determinante para avançar à próxima etapa, que é a instituição de uma tabela de temporalidade, que servirá de referência para o arquivamento e a eliminação dos documentos. Trata-se de um processo que teve início com a criação do Departamento de Documentação e Arquivo e sua consequente estruturação física.

"A gestão documental será implementada na Casa tendo a preocupação com a produção, o trâmite, o uso, o arquivamento e o acesso dos documentos. Para tanto, uma das etapas obrigatórias é constituir a Comissão de Avaliação de Documentos, porque uma tabela de temporalidade só pode ser feita por ela. Assim, após a criação do departamento, sua estruturação física e agora a comissão, elaboraremos a tabela de temporalidade e começaremos a aplicá-la, porque haverá um instrumento para a eliminação dos documentos", explicou Bragança.

A próxima reunião da CAD deve ocorrer no primeiro semestre de 2016, assim que for finalizado um modelo geral de tabela de temporalidade dos Poderes Legislativos municipais que vem sendo produzido por um grupo de estudo formado por representantes de dez Câmaras paulistas (a de Piracicaba é representada por Bragança), sob a coordenação do Arquivo Público do Estado de São Paulo.