A Câmara Municipal de Piracicaba acaba de criar o Plano de Classificação para todos os documentos físicos que são produzidos na Casa de Leis. Também foi estabelecida a Tabela de Temporalidade, que define o tempo em que cada material permanecerá arquivado, que varia de um ano até para sempre. As normas estão previstas no ato da mesa 3/2022, que trata de atas de sessões, discursos, balancetes financeiros, conteúdo administrativo, de pessoal, entre tantos outros registros de informação gerados desde 1948. Tudo o que é anterior a essa data é considerado histórico e já é destinado ao arquivo permanente. O documento mais antigo sob guarda da Câmara é de 1784.

“A Câmara Municipal de Piracicaba, com 200 anos de história, tem um arquivo de documentos enorme”, explicou o presidente da Casa, vereador Gilmar Rotta (Cidadania). “Por isso temos que fazer a gestão da temporalidade dos documentos internos para saber o prazo de validade, quanto tempo deve ficar arquivado e com isso fazer a eliminação do papel. Existem outros documentos importantes que serão mantidos, tanto digital quanto o documento físico.”

De acordo com a arquivista Giovanna Fenili Calabria, chefe do Setor de Gestão de Documentação e Arquivo da Câmara, a elaboração do Plano de Classificação é o primeiro passo da gestão. O trabalho foi executado por uma comissão formada por representantes dos Setores de Documentação e de Infraestrutura e Logística, Departamento de Tecnologia de Informação e Procuradoria Legislativa.

“Esse trabalho é necessário porque é impossível arquivar tudo fisicamente”, explicou a arquivista. “Essa classificação vai resultar em economia e também vai gerar espaço físico no arquivo. A história do município é escrita aqui na Câmara. Estamos falando não só da história da cidade, mas também dos direitos dos cidadãos.” Ela lembrou que a medida é necessária também para garantir os cuidados necessários aos materiais permanentes que tratam da história do município e que serão preservados para sempre.

A gestão desses documentos vai permitir a eliminação de parte do arquivo da Câmara, que hoje já ocupa 700 metros lineares de papéis. Ao todo, os arquivos deslizantes existentes no prédio do Poder Legislativo têm capacidade para 800 metros lineares de papéis, o que pode representar problemas de armazenamento em um futuro próximo, já que a produção é permanente. O setor que mais produz papel é o Departamento Legislativo, que trabalha diretamente com o processo de tramitação das leis. São mais de 30 caixas de documentos por ano.

A tabela define, pelo tipo de documento, o tempo em que o papel precisa ficar fisicamente guardado. Vale lembrar que o plano não trata apenas da gestão do material em papel, mas de qualquer suporte que contenha registros de informação produzida na Câmara. Somente em material audiovisual, estão arquivadas na Casa mais de 40 mil horas de gravação.

O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade da Câmara de Piracicaba seguiram os modelos de gestão do Arquivo Nacional e do Arquivo do Estado, com adaptações condizentes com a história do município. Até o momento, a comissão fez um trabalho de diagnóstico, através de uma pesquisa sobre a produção de material em todos os setores da Casa. Após o processo de avaliação dos documentos, será elaborado um termo, que deve ser publicado e somente então será possível descartar aqueles que forem destinados à eliminação.

“Não há espaço que aguente toda essa quantidade de material produzido”, disse a chefe do Departamento Administrativo e de Documentação da Câmara, Milena Petrocelli Furlan Dionísio. “Viu-se a necessidade de começar a verificação do que, pela lei obrigatoriamente nós temos que arquivar e o que poderia ser descartado e o tempo que isso tem que ficar guardado. Tudo isso está numa normativa e a gente precisava se adequar, criando uma normativa nossa.”