O Arquivo Público do Estado de São Paulo está realizando um grande estudo para a criação de um modelo de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos documentos das Câmaras Municipais paulistas, baseado em um minucioso levantamento documental feito na Câmara de Barueri.

Esse instrumento de gestão é importante não só para a organização e o armazenamento racional dos documentos produzidos e acumulados nas Câmaras, como também para facilitar a política de acesso e recuperação da informação e, até mesmo, para definir o rol de documentos com restrição de acesso, conforme determina a lei 12.527, de 18 de novembro de 2012.

O modelo de Plano de Classificação para as Câmaras paulistas será apresentado no 9º Encontro com os Municípios, no final de novembro, em Araraquara, que reunirá todas as Câmaras Municipais do Estado de São Paulo.

O PROJETO
Para produzir um Plano de Classificação que realmente expresse a produção documental modelar das Câmaras, foram envolvidas nesse projeto pessoas afinadas com a produção documental de Casas Legislativas de portes e realidades diversos, a fim de que se consiga aproximar de uma versão que sirva de referência para todas.

Nesse sentido, foram convidadas algumas Câmaras ––Piracicaba, Campinas, Bauru, Araraquara, Araçatuba, Registro, Guarulhos, Miracatu, Sorocaba, São Paulo e Barueri–– que já vêm atuando junto ao Arquivo do Estado em busca do desenvolvimento de seus próprios instrumentos de gestão documental, para firmar parceria para a construção desse modelo de Plano de Classificação. Essa parceria prevê o cumprimento de um calendário de encontros e de um período para análise da proposição do Plano de Classificação elaborado pelo Centro de Assistência aos Municípios.

O Centro de Assistência aos Municípios entende que a Câmara de Vereadores de Piracicaba possui requisitos e plenas condições para colaborar com esse processo, que beneficiará todas as Câmaras paulistas.

PRÓXIMAS ETAPAS

>> De 1º a 30 de setembro: Período para avaliação crítica, pelos representantes das Câmaras parceiras, do Plano de Classificação de Documentos elaborado pelo CAM.

>> De 2 a 3 de outubro, das 10h às 16h: Reunião de trabalho, em Bauru, entre os representantes das Câmaras parceiras e os técnicos do CAM para validação do Plano de Classificação de documentos.

>> 27 de novembro, das 9h às 17h: 9º Encontro com os Municípios, em Araraquara.