PIRACICABA, SEGUNDA-FEIRA, 17 DE DEZEMBRO DE 2018 Aumentar tamanho da letra
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Documentação e Transparência preserva a história da Câmara


Departamento é responsável por planejar, coordenar, controlar e executar as atividades de gestão documental do Legislativo.



  

O Departamento de Documentação e Arquivo é responsável por planejar, coordenar, controlar e executar as atividades de gestão documental, ou seja, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à classificação, à avaliação, à tramitação, ao uso, à reprodução e ao arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.

Competem ao Departamento de Documentação e Arquivo planejar, implementar e coordenar atividades de preservação do acervo documental; propor medidas e procedimentos de segurança para tratamento de documentos, dados e informações sigilosos e pessoais, considerando as determinações da lei federal 12.527, de 18 de novembro de 2011; propor programas de ação educativa, social e editorial sobre a história do Legislativo municipal a partir do acervo sob sua guarda; coletar, tratar, classificar e analisar dados, documentos, objetos e informações a fim de resgatar e reconstituir memórias, fatos e contextos sociais, culturais, políticos e econômicos; manter preservada a memória institucional; planejar e coordenar atividades de pesquisa; e sistematizar dados e informações sobre o Legislativo municipal.

A organização do Departamento de Documentação e Arquivo compõe-se das seguintes unidades:

I) Arquivo Histórico – É considerado documento do arquivo histórico o conjunto documental produzido desde a instalação da Câmara, em 1822, até 1948, data da redemocratização do país. Fazem parte das atividades do arquivo histórico a gestão documental e a organização e elaboração de instrumentos de descrição e controle do acervo, visando a pesquisa, acesso e recuperação da informação.

II) Arquivo Permanente – Integra o arquivo permanente o conjunto documental produzido e recebido pela Câmara a partir de 1948, data da redemocratização do país. Fazem parte das atividades do arquivo permanente assegurar a gestão, a preservação e o acesso aos documentos sob sua guarda; receber documentos dos órgãos produtores; organizar e elaborar instrumentos de controle do acervo; dar cumprimento aos prazos estabelecidos nas Tabelas de Temporalidades de Documentos; efetuar a eliminação daqueles desprovidos de valor e encaminhar à guarda permanente os documentos de valor histórico, probatório e informativo; promover a preservação e assegurar a integridade dos documentos de valor permanente e guarda definitiva; e proceder ao recolhimento, à organização e à descrição do acervo, visando à elaboração de instrumentos de pesquisa que facilitem a recuperação das informações.

III) Centro de Documentação – É responsável por realizar as atividades de tratamento documental: preservação, restauro, reprodução, digitalização, pesquisa e difusão do acervo.

IV) Videoteca – Local destinado à guarda e à preservação dos documentos audiovisuais, cabem-lhe organizar e elaborar instrumentos de controle do acervo; planejar e executar as atividades relativas a coleta, seleção, tratamento técnico, recuperação e divulgação de informações necessárias; elaborar os procedimentos de gerenciamento das informações; selecionar e providenciar a duplicação fiel e periódica de documentos, visando à sua preservação; e reproduzir documentos de arquivo, quando necessário, por meio de suportes legalmente autorizados.

V) Biblioteca do Parlamento – Reúne o conjunto de publicações de legislação federal, estadual e municipal, bem como livros, revistas, artigos e periódicos de utilidade para o desempenho das funções legislativas, fornecendo inclusive cópias de documentos quando solicitados. Fazem parte das atividades a gestão, a preservação e o acesso a livros, periódicos, artigos, revistas e documentos sob sua guarda e a elaboração dos procedimentos de gerenciamento das informações.

VI) Espaço de Exposições – É responsável por organizar o calendário e fazer curadoria de exposições, quando necessário; promover exposições e ações educativas, sociais, culturais e editoriais que estreitem o vínculo da instituição com a comunidade, com vistas à recuperação da memória coletiva e ao estímulo às artes; e elaborar, planejar e executar projetos de ação educativa e cultural, por meio da difusão do acervo, contribuindo para as pesquisas da história local.

VII) Serviço de Informação ao Cidadão – Em cumprimento à lei federal 12.527, de 18 de novembro de 2011, competem ao SIC: realizar atendimento presencial e eletrônico e prestar orientação ao público quanto ao acesso a informações e à tramitação de documentos; receber todos os pedidos de informações por qualquer meio legítimo que contenha a identificação do interessado (nome, número de documento e endereço) e a especificação da informação requerida; protocolar documentos e requerimentos de acesso a informações, bem como encaminhar os pedidos de informação aos setores produtores ou detentores de documentos, dados e informações; realizar o serviço de busca e fornecimento de documentos, dados e informações no prazo máximo de 20 dias, prorrogável por mais 10 dias, mediante justificativa expressa; controlar o fluxo dos pedidos de informações na Câmara, visando ao cumprimento de prazos por parte dos órgãos produtores ou detentores dos documentos, dados e informações solicitados; e manter intercâmbio permanente com os serviços de protocolo e arquivo, gestores de sistemas e bases de dados e ouvidorias.

 



Texto:  Comunicação


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