Em visita na tarde desta quarta-feira (15), o coordenador do Arquivo Público do Estado de São Paulo, Fernando Padula, conheceu os investimentos da Câmara para a preservação de documentos legislativos e históricos. Ele conferiu as instalações da Casa já usadas para o armazenamento de dados e papéis e o trabalho da equipe do Departamento de Documentação e Transparência para recuperar, manter e catalogar cada registro.

Fábio Bragança, diretor do departamento, recepcionou Padula, que está na região por conta do 19º Encontro de Gestão Documental, que ocorrerá em Campinas (SP), nesta quinta-feira (16). O evento, realizado em parceria com o TCE (Tribunal de Contas do Estado), busca fomentar a criação e a consolidação de arquivos municipais nas prefeituras e nas câmaras paulistas.

O Legislativo piracicabano tem dedicado especial atenção à preservação dos documentos que produz. Um grande arquivo, com nove colunas deslizantes, acomoda hoje cerca de 800 metros lineares de registros em papel desde 1948 ––os de 1822 a 1930, quando os legislativos foram dissolvidos pelo governo Getúlio Vargas, estão acondicionados em outra sala. A estrutura foi elogiada por Padula.

Como a ampliação recente dobrou a capacidade de armazenamento do espaço, a expectativa é de que ele suporte o volume de documentos que serão gerados nas próximas décadas ––isso, claro, aliado à crescente digitalização de processos, que reduz o uso de papel, e à iminente adoção da tabela de temporalidade elaborada pelo Arquivo Público.

Bragança destacou o suporte que o órgão estadual presta sobre o tema a prefeituras e câmaras, como quando o Legislativo piracicabano começou a investir na área. "O Arquivo Público tem um centro de assistência aos municípios que querem fazer gestão documental que ajuda muito, além de ser parceiro nos trabalhos, por meio de grupos sobre documentação técnica ou tabela de temporalidade", exemplificou.

Padula salientou que desde quando a gestão documental passou a ser item considerado nas auditorias do TCE, em janeiro passado, o tema atingiu novo degrau de importância para os municípios. "Firmamos uma parceria com o TCE e a questão da gestão documental vai entrar no índice de efetividade municipal, nas auditorias. Imaginamos que isso será um grande avanço: a conscientização continua, mas agora há um órgão que tem poder fiscalizatório", comentou o coordenador do Arquivo Público.

Ele observa, porém, que não há uma "panaceia" para obrigar os municípios a cumprirem os preceitos de gestão documental "da noite para o dia". "É um processo que precisa ser fomentado: ir conscientizando, mostrando que é importante ter arquivos organizados para o acesso à informação e à história."

Graças aos investimentos e à qualificação de seus servidores para tratar do tema, a Câmara de Vereadores de Piracicaba, como observou Bragança, "conseguiu sair na frente". O diretor, inclusive, integra o grupo com representantes de dez casas legislativas paulistas, organizado pelo Arquivo Público, que compartilha conhecimentos em gestão documental e promove reuniões pelo Estado ––Piracicaba será sede de uma delas, em novembro.